Een nieuwe contact center oplossing implementeren en bijbehorende informatie migreren is vaak nogal een ding. Iets waar menig bedrijf tegenaan hikt. Hoe zorg je ervoor dat je niets vergeet? Dat alles aan de security-eisen voldoet? En de bereikbaarheid gegarandeerd is? Met een zorgvuldig stappenplan helpen we je er zonder zorgen doorheen. Lees maar mee.
Ieder project is anders, ieder bedrijf is anders en toch zijn een heleboel dingen hetzelfde. Onze jarenlange kennis en ervaring met implementaties en migraties op contact center gebied hebben we verwerkt in een stappenplan met uitgebreide runbooks voor elke fase. Daarin zijn alle onderdelen en details opgenomen. Groot en klein. Zodat niets over het hoofd wordt gezien. Het stappenplan ziet er als volgt uit:
Ieder project begint met een uitgebreide inventarisatie. We bespreken samen wat er allemaal in gebruik is, welke koppelingen, integraties etc. zijn ingericht en wat de wensen en eisen zijn voor de nieuwe omgeving. Hier gebruiken we onze uitgebreide runbooks, zodat we geen enkel detail missen. Gedurende het project wordt alle benodigde informatie gedeeld in een gezamenlijke MS Teams omgeving met projectboard. Deze belangrijke communicatie- en voortgangsmiddelen maken we in deze fase aan.
Zodra de huidige situatie, eisen en wensen duidelijk zijn, start de volgende fase: het ontwerp. Welke software past hier het beste bij? Welke nieuwe koppelingen en integraties hangen daarmee samen? Welke aanpassingen, porteringen, migraties zijn van toepassing, etc.? Het voorstel bespreken we samen en waar nodig passen we dit aan, zodat jullie vertrouwen hebben in het ontwerp.
Na akkoord wordt er gestart met bouwen. Alle details die tijdens de inventarisatie besproken zijn, komen hierbij aan bod zodat niets wordt overgeslagen of vergeten. Denk aan nummerplannen (welke nummers draaien waar, welke moeten geporteerd, doorgeschakeld, etc. worden), routeringen, ivr’s, userlists, wachtrijen, gebruikers, etc.
Tijdens deze configuratie wordt tevens een maatwerkplan gemaakt voor eventuele migraties en integraties. Want deze zijn vrijwel altijd bedrijfsspecifiek en niet standaard. Welke data moet opgeschoond worden en wat overgezet, welke systemen moeten gekoppeld worden, welke data moet waar opgehaald en waar weggeschreven worden, welke rapportages en dashboards willen jullie na livegang tot je beschikking hebben, zowel op applicatieniveau als op netwerkniveau. Hierbij natuurlijk rekening houdend met security en compliancy.
Voor de echte livegang worden de interne admins en (key)gebruikers getraind zodat zij straks goed voorbereid met de nieuwe omgeving aan de slag gaan. Deze trainingen vinden op locatie of via Teams plaats. Tijdens het trainen verzamelen we ook direct feedback over jullie ervaringen. Vanuit hier gaan we door naar de testfase in samenwerking met de getrainde medewerkers. Werkt alles zoals gewenst of moeten er nog zaken gefinetuned worden?
Zijn alle testen naar tevredenheid afgerond en de key medewerkers goed voorbereid, dan is het tijd om de nummers te porteren en echt live te gaan. Het oude kan uit, het nieuwe gaat aan. Op deze dag is er altijd een Sound of Data medewerker op locatie aanwezig om de livegang te begeleiden. Je staat er dus nooit alleen voor. Deze medewerker gaat pas weg als alle lichten op groen staan en blijft daarna nog 1-2 weken jullie directe contactpersoon.
Zoals aangegeven zorgen we ervoor dat alles aan strenge security- en compliancy eisen voldoet. Sound of Data is al jaren gecertificeerd volgens ISO 9001 en 27001. Dat betekent dat je kunt rekenen op compromisloos kwaliteits- en informatiebeveiligingsbeheer. Onze uitgebreide guidelines en policies zorgen ervoor dat development en operations veilig werken en onze netwerken goed beveiligd zijn. Deze guidelines en policies mogen jullie ook altijd inzien.
Bij ons ben je als klant geen nummer. De lijnen zijn kort en persoonlijk contact staat bij ons hoog in het vaandel. Net als kwaliteit en tevredenheid. We bestaan niet voor niets al meer dan 30 jaar. En veel klanten zijn al jaren tevreden klant. Mogen we jou binnenkort ook verwelkomen?