Privacybeleid

Welkom bij het privacybeleid van de website van Sound of Data. We begrijpen dat uw persoonlijke gegevens zorg, transparantie en respect verdienen. Daarom willen we niet alleen uitleggen wat we doen met uw gegevens, maar ook waarom we het doen en hoe we ervoor zorgen dat uw privacy wordt beschermd op elk moment.

Bij Sound of Data geloven we dat privacy meer is dan een wettelijke verplichting, het is de basis voor vertrouwen. Of u nu simpelweg browsed of actief contact zoekt, u moet precies weten wat we verzamelen, waarom we het verzamelen en hoe we het veilig houden. We bouwen onze tools en beleidsregels rond helderheid en controle. Zonder aannames, zonder kortingen en zonder verborgen agenda’s. Uw gegevens zijn van u. Wij behandelen ze met zorg.

Dit beleid is van toepassing op onze website www.soundofdata.com en beschrijft hoe we persoonlijke gegevens verzamelen, gebruiken en delen wanneer u online met ons communiceert.

Sound of Data B.V. is een Nederlandse technologiebedrijf gespecialiseerd in spraakinfrastructuur en optimalisatie van de klantreis. Vanuit ons hoofdkantoor in Rotterdam (Waalhaven Oostzijde 83L, 3087 BM) helpen we organisaties om miljoenen klantinteracties per jaar veilig en effectief af te handelen.

Onze toewijding aan privacy weerspiegelt het vertrouwen dat onze klanten en hun klanten in ons stellen. Voor privacygerelateerde vragen of verzoeken kunt u ons bereiken via privacy@soundofdata.com.

We verzamelen informatie wanneer u onze site bezoekt, zodat we u een naadloze en veilige ervaring kunnen bieden. Dit omvat:

• Gebruiksgegevens: Elke keer dat u een pagina laadt, loggen onze systemen technische details zoals uw IP-adres, browsertype, apparaatmodel, besturingssysteem en hoelang u bent gebleven. We gebruiken dit om ervoor te zorgen dat onze site goed functioneert en om deze te beschermen tegen misbruik.
• Interactiegegevens: We gebruiken analysetools om te begrijpen hoe bezoekers onze site navigeren — welke pagina’s de meeste aandacht krijgen, welke knoppen worden geklikt en waar bezoekers vaak stoppen. Dit helpt ons betere digitale ervaringen te ontwerpen.
• Formuliergegevens: Wanneer u een formulier invult (bijvoorbeeld om een demo aan te vragen, contact met ons op te nemen of u te abonneren) verzamelen we basisgegevens zoals uw naam, e-mailadres, telefoonnummer en bericht. Dit helpt ons om op uw verzoek te reageren en, indien u daarmee heeft ingestemd, om verder contact met u op te nemen.
• Cookiegegevens: Onze site gebruikt cookies om uw voorkeuren te onthouden en uw ervaring te personaliseren. Sommige cookies zijn essentieel, anderen helpen ons om gedrag te begrijpen. Zie sectie 5 en ons Cookiebeleid voor meer informatie.

We verzamelen geen gevoelige gegevens (zoals gezondheids- of financiële informatie) via onze website.

We gebruiken de informatie die we verzamelen om u een ervaring te bieden die relevant, veilig en echt behulpzaam is. Zo gebruiken we uw gegevens:

• Om onze website effectief te laten functioneren: We gebruiken gegevens om de site naar behoren te laten werken, problemen op te lossen en snelheid, betrouwbaarheid en toegankelijkheid op verschillende apparaten te verbeteren.
• Om de gebruikerservaring te verbeteren: Het begrijpen hoe gebruikers verschillende delen van onze site gebruiken, helpt ons om inhoud, lay-out en navigatie te verfijnen. Zodat u sneller vindt wat u zoekt en met minder wrijving.
• Om direct met u te communiceren: Wanneer u een contactformulier invult of een document downloadt, gebruiken we de door u verstrekte gegevens om met u te communiceren, de gevraagde inhoud te leveren en waar nodig te volgen. Als u ons toestemming hebt gegeven, kunnen we uw gegevens ook gebruiken om u op de hoogte te houden van gerelateerde diensten.
• Om veiligheid te waarborgen: Gegevens helpen ons verdachte activiteiten te detecteren, misbruik te voorkomen en zowel onze site als de bezoekers ervan te beschermen. Zonder deze waakzaamheid zouden we geen vertrouwenswaardige digitale omgeving kunnen handhaven.
• Om marketingrelevantie te beoordelen en te verbeteren: Als u hiervoor heeft ingestemd, gebruiken we uw gedrag op onze site om onze boodschappen beter af te stemmen en ervoor te zorgen dat we u alleen relevante informatie sturen.
• Om aan onze wettelijke verplichtingen te voldoen: Van het bijhouden van records tot naleving van toegangsrechtswetten, sommige van onze verwerkingsactiviteiten zijn noodzakelijk om legaal te opereren.

We nemen privacy serieus en gebruiken uw persoonlijke gegevens nooit op een manier die tegen deze doeleinden ingaat. Als er een nieuw gebruik ontstaat, laten we het u weten en vragen we uw toestemming indien nodig.

Volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) moeten we altijd een geldige wettelijke reden, of “rechtmatige basis”, hebben om uw persoonlijke gegevens te gebruiken. Dit is niet alleen een juridische formaliteit. Het gaat erom ervoor te zorgen dat de manier waarop we uw informatie gebruiken respectvol, evenredig en volledig verantwoordelijk is.
Hier is hoe we elke activiteit afstemmen op de wet:

• Toestemming: In sommige gevallen vragen we u expliciet om toestemming voordat we uw gegevens verwerken. Dit geldt voor niet-essentiële cookies, nieuwsbrieven, downloadbare bronnen of elke marketingcommunicatie waarvoor u kiest in te stemmen. U kunt deze toestemming op elk moment intrekken, en we maken het gemakkelijk om dit te doen.
• Legitiem belang: Voor veel routinematige functies (zoals het beveiligen van de website, het analyseren van algemene gebruiks patronen of het verbeteren van de gebruikerservaring) steunen we op wat een “legitiem belang” wordt genoemd. Dit betekent dat we uw gegevens op een manier gebruiken die noodzakelijk is voor onze bedrijfsvoering, maar dit doen met volledig respect voor uw privacyrechten. We voeren balanstests uit om ervoor te zorgen dat onze belangen niet boven de uwe gaan.
• Pre-contractuele noodzaak: Wanneer u een formulier indient om meer informatie over onze diensten te vragen, of een offerte of vervolg vraagt, gebruiken we de door u verstrekte gegevens om die stappen uit te voeren, zelfs voordat er een formeel contract is gesloten.
• Wettelijke verplichting: Soms zijn we wettelijk verplicht om uw informatie te verwerken. Dit kan gegevens omvatten die we bewaren voor belastingdoeleinden, naleving van cybersecurityrichtlijnen of samenwerking met wettelijke onderzoeken.

Elk van deze wettelijke gronden zorgt ervoor dat we uw gegevens eerlijk en transparant gebruiken — en altijd op een manier die overeenkomt met zowel uw verwachtingen als uw rechten.

We gebruiken cookies en vergelijkbare technologieën op onze website om uw ervaring te verbeteren, onze site goed te laten functioneren, het gebruik ervan te analyseren en inhoud en advertenties aan uw interesses aan te passen. Een cookie is een klein gegevensbestand dat op uw apparaat wordt opgeslagen en dat ons helpt terugkerende bezoekers te herkennen en voorkeuren of acties te onthouden.
We classificeren de cookies die we gebruiken in de volgende categorieën:

• Strikt noodzakelijke cookies: Deze cookies zijn essentieel voor de juiste werking van de site. Ze maken functies mogelijk zoals formulierinzendingen, navigatie, cookievoorkeuren en toegang tot beveiligde gebieden. Zonder hen kan onze website zijn basisfuncties niet uitvoeren.
• Prestatie- en analysecookies: Deze cookies helpen ons begrijpen hoe bezoekers met de site omgaan door informatie te verzamelen zoals pagina’s die worden bezocht, bouncerates en verkeersbronnen. We gebruiken diensten zoals Google Analytics en HubSpot om inzichten te verkrijgen die ons helpen de prestaties en bruikbaarheid van de site te verbeteren.
• Functionele cookies: Deze cookies laten de website keuzes onthouden die u maakt (zoals uw voorkeurstaal, regio of instellingen) en bieden verbeterde functies. Ze kunnen ook ondersteuning bieden voor ingebedde diensten zoals videoweergave, chatfuncties of inhoudaanpassing.
• Marketing- en communicatiecookies: Met uw toestemming gebruiken we cookies die browsgedrag over websites heen volgen om relevante advertenties of inhoud weer te geven. Deze kunnen afkomstig zijn van onze marketingpartners zoals LinkedIn, HubSpot of Google Ads. Ze helpen ons begrijpen hoe effectief onze outreach is en stellen ons in staat om berichten te personaliseren.

Wanneer u onze site bezoekt, wordt u een cookiebanner gepresenteerd waarin u uw voorkeuren kunt accepteren of beheren. U kunt deze keuzes op elk moment herzien via de banner of uw browserinstellingen.
We geloven in het geven van duidelijke controle en zichtbaarheid over hoe cookies worden gebruikt. Voor een volledige lijst van actieve cookies op onze site (inclusief provider, doel en vervaldatum) verwijzen we naar ons gedetailleerde cookiebeleid.

We behandelen uw persoonlijke gegevens zorgvuldig en delen ze alleen wanneer het nodig is om onze websiteservices veilig en effectief te leveren. Gegevens die via onze website worden verzameld, worden voornamelijk verwerkt binnen onze eigen systemen en via HubSpot (ons platform voor klantrelatiemanagement en marketingautomatisering).
In de context van websitebewerkingen kunnen we beperkte persoonlijke gegevens delen met:

• Onze Nederlandse subcontractanten en dienstverleners, zoals ons webontwikkelingsbureau, hostingprovider en analyticsconsultant. Deze partijen zijn gevestigd in Nederland, opereren onder strikte gegevensverwerkingsovereenkomsten en hebben alleen toegang tot gegevens waar dit strikt noodzakelijk is voor hun service.
• HubSpot, dat gegevens verwerkt in overeenstemming met AVG-richtlijnen. Standaard gebruiken we EU-gehoste infrastructuur, en gegevens worden verwerkt op een manier die volledig aansluit bij EU-gegevensbeschermingsprincipes.
• Toezichthoudende of wettelijke autoriteiten, maar alleen als we wettelijk verplicht zijn dit te doen.

We delen, verkopen of verhandelen uw persoonlijke gegevens niet met derden voor commercieel gewin, en we zorgen ervoor dat elke partner die uw gegevens verwerkt dezelfde privacystandaarden handhaaft als wij. Uw gegevens blijven in vertrouwde handen (binnen de EU) tenzij expliciet anders vermeld en met volledige beschermingsmaatregelen.

We bewaren uw persoonlijke gegevens alleen zo lang als nodig is om de doelen waarvoor ze zijn verzameld te vervullen. Dit helpt ons efficiënt te opereren, risico’s te minimaliseren en uw privacy te respecteren.
Voor gegevens die via onze website worden verzameld, volgen we deze algemene bewaartermijnen:

• Contactformulierinzendingen: Gegevens die via contact-, demo- of abonnementsformulieren zijn ingediend, worden maximaal 12 maanden bewaard, tenzij u klant wordt. Deze periode stelt ons in staat om op uw vraag te reageren, indien nodig te volgen en interesse in onze diensten te evalueren.
• Analysegegevens: Gebruiks- en interactiegegevens die via tools zoals Google Analytics of HubSpot worden verzameld, worden meestal maximaal 26 maanden bewaard. Dit stelt ons in staat om langetermijn trends te begrijpen terwijl we de principes van gegevensminimalisatie respecteren.
• HubSpot workflowgegevens: Actielogboekgegevens gerelateerd aan workflows (zoals inschrijfgebeurtenissen) worden gedurende verschillende tijdsperioden bewaard:
  • Tot 180 dagen: Alle gedetailleerde workflowactielogboeken.
  • 180 dagen – 2 jaar: Samenvattingslogboekgegevens, inclusief gebeurtenistype en object-ID.
  • 2+ jaar: Inschrijfgegevens worden in samengevoegde vorm bewaard om historisch filteren te ondersteunen.
• Cookie-toestemmingslogboeken: Records van uw cookievoorkeuren worden 12 maanden bewaard, in overeenstemming met ePrivacy-eisen.

Na deze perioden verwijderen we uw gegevens veilig of anonimiseren we ze, zodat ze niet langer naar u kunnen worden herleid.

U heeft rechten krachtens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), en we willen dat u zich daar volledig van bewust bent. Deze rechten zijn geen optie — ze staan centraal in hoe we denken over privacy. We zijn toegewijd om u te helpen deze rechten op een transparante en respectvolle manier uit te oefenen.
U heeft het recht om:

• Toegang tot uw gegevens: U kunt ons vragen of wij persoonlijke gegevens over u vasthouden, en zo ja, welke gegevens dat zijn en hoe we ze gebruiken.
• Uw gegevens corrigeren: Als u denkt dat we iets onjuist hebben vastgelegd — zoals een verkeerd gespelde naam of verouderde contactgegevens, kunt u ons vragen dit te corrigeren.
• Uw gegevens verwijderen: In veel gevallen kunt u ons vragen uw persoonlijke informatie volledig te verwijderen. Dit staat ook bekend als het “recht om vergeten te worden.”
• Verwerking beperken of tegen verwerking bezwaar maken: Als u niet akkoord gaat met hoe we uw gegevens gebruiken (of gewoon wilt dat we pauzeren) heeft u het recht om bezwaar te maken of te vragen de verwerking te beperken.
• Toestemming intrekken: Als u eerder toestemming hebt gegeven voor iets (zoals marketingemails) maar van gedachten bent veranderd, kunt u die toestemming op elk moment intrekken. Dit zal geen invloed hebben op de legaliteit van de gegevens die we gebruikten voordat u uw toestemming introk.
• Een klacht indienen: Als u het gevoel heeft dat uw rechten niet worden gerespecteerd, kunt u contact opnemen met de Nederlandse Autoriteit Persoonsgegevens via www.autoriteitpersoonsgegevens.nl .

Om een van deze rechten uit te oefenen, stuurt u eenvoudig een e-mail naar privacy@soundofdata.nl . We reageren binnen 30 dagen, en indien mogelijk eerder. Als uw verzoek complex is of extra verificatie vereist, houden we u gedurende het proces op de hoogte.

We nemen de bescherming van uw persoonlijke gegevens serieus en integreren veiligheid in alles wat we doen — van infrastructuur tot dagelijkse operaties. Ons doel is om een omgeving te creëren waarin uw informatie met de hoogste zorg wordt behandeld en waar ongeautoriseerde toegang, verlies of misbruik proactief wordt voorkomen.
Dit is hoe we dat doen:

• Meerlagige systeembeveiliging: We gebruiken Transport Layer Security (TLS) om al het verkeer tussen uw browser en onze website te versleutelen, zodat gegevens tijdens de overdracht niet onderschept of gewijzigd kunnen worden.
• Veilige authenticatie: Toegang tot backendsystemen wordt beschermd door sterke, individuele gebruikersaccounts, gecombineerd met meervoudige authenticatie (MFA). Alleen geautoriseerd personeel kan toegang krijgen tot administratieve omgevingen.
• Robuuste toegangscontrole: Alle accounts werken volgens het principe van “minst mogelijke privileges.” Elke teamlid heeft alleen toegang tot wat hij nodig heeft, niets meer.
• Continue dreigingsmonitoring: We monitoren onze website en hostinginfrastructuur op ongebruikelijke verkeerspatronen en pogingen tot misbruik, inclusief bots, scrapen, DDoS-verkeer en andere vormen van kwaadwillige activiteiten. Deze monitoringtools helpen ons dreigingen te detecteren, te mitigeren en ervan te leren.
• Logboeken en audittrails: Cruciale systemen onderhouden gedetailleerde logboeken, die regelmatig worden gecontroleerd. Dit stelt ons in staat acties na te trekken, afwijkingen te monitoren en incidenten snel en grondig te onderzoeken.
• Veiligheid in ontwerp: Vanaf het moment dat een systeem of functie wordt ontworpen, bouwen we veiligheid in de basis in — waardoor kwetsbaarheden worden geminimaliseerd voordat ze kunnen worden misbruikt.

Deze beschermingsmaatregelen worden regelmatig herzien, indien nodig bijgewerkt en ondersteund door een bedrijfscultuur die bewust is van privacy. Hoewel geen enkel systeem absolute veiligheid kan garanderen, werken we continu aan het behalen of overtreffen van industrienormen om uw informatie te beschermen.

We zijn toegewijd om u geïnformeerd te houden over hoe we uw gegevens behandelen. Naarmate onze website evolueert, of naarmate privacywetten en best practices zich ontwikkelen, moeten we dit beleid mogelijk van tijd tot tijd bijwerken.
Als we wijzigingen aanbrengen, zullen we de datum “Laatst bijgewerkt” bovenaan deze pagina bijwerken, zodat u gemakkelijk kunt zien wat er nieuw is. Als de wijzigingen substantieel zijn (bijvoorbeeld als we uw gegevens op een nieuwe manier gaan gebruiken) zullen we een duidelijke melding plaatsen op onze website en, indien wettelijk vereist, opnieuw uw toestemming vragen.
We moedigen u aan om deze pagina regelmatig te controleren om op de hoogte te blijven van hoe we uw privacy beschermen.

Laatst bijgewerkt: 2 mei 2025