Wesley legt uit: Rapportages in 3CX V20 Update 6

Met deze update is vooral de rapportagefunctie flink onder handen genomen. Voorheen kon je in 3CX al basisgegevens bekijken over oproepen, maar eerlijk is eerlijk: het was wat beperkt en soms onduidelijk.
Nu is het een stuk krachtiger en overzichtelijker geworden. Je krijgt standaard vier nieuwe rapporten:

1. Inkomende oproepen
   Een overzicht van alle binnenkomende gesprekken. Wanneer, vanaf welk nummer, hoe lang het duurde en of het gesprek wel of niet is beantwoord.
2. Uitgaande oproepen (met kosten)
   Zoals bij inkomende oproepen, maar dan voor uitgaande gesprekken én je ziet meteen wat het gekost heeft.
3. Gebruikersactiviteit
   Hoeveel oproepen heeft een collega of afdeling beantwoord? Hoeveel zijn er gemist? Superhandig als je je klantenservice wilt verbeteren.
4. Oproepverdeling
   Dit laat zien wanneer je het drukst bent qua belverkeer, per uur, dag, week of maand.

Maar dat is nog niet alles. De manier waarop gespreksgegevens (CDR’s) worden opgeslagen is helemaal opnieuw opgebouwd. En dat opent de deur naar iets heel interessants…

Misschien heb je de naam al eens gehoord, maar ik leg het graag simpel uit.
Grafana is een tool waarmee je data kunt omzetten in mooie, interactieve dashboards. Denk aan grafieken, tabellen en widgets die laten zien wat er gebeurt binnen jouw bedrijf en dan vooral op het gebied van telefonie.
Met de nieuwe update kun je 3CX koppelen aan Grafana via een externe database, zoals Google BigQuery of PostgreSQL. Daarmee krijg je veel meer grip op je belgegevens.

Ik kan me voorstellen dat je denkt: leuk Wesley, maar wat heb ik eraan?
Laat me een paar voorbeelden geven:

• Beter inzicht in drukte
  Wil je weten wanneer jouw klanten het vaakst bellen? Of welke dagen het rustig zijn? Dat zie je met een paar muisklikken in Grafana; visueel en overzichtelijk.
• Performance van medewerkers volgen
  Zie je bijvoorbeeld dat op maandag de wachttijd oploopt? Dan weet je dat je daar extra mensen kunt inzetten.
• Gemiste oproepen verminderen
  Door trends te herkennen kun je proactief sturen op bereikbaarheid en dus betere service leveren.
• Kosten bewaken
  Uitgaande gesprekken met kosten worden inzichtelijk per gebruiker of afdeling. Dat helpt om verspilling of onnodige belminuten op te sporen.

Niet per se. De standaardrapporten in 3CX zijn al flink verbeterd en meteen beschikbaar. Wil je met Grafana aan de slag, dan komt er wel iets meer bij kijken: je moet bijvoorbeeld een externe database instellen en een dashboard opbouwen.
Maar maak je geen zorgen, daar helpen wij je natuurlijk graag bij. Of je nu zelf wat wilt proberen of liever alles aan ons overlaat: we zorgen dat het werkt én aansluit op wat jij nodig hebt.

Soms wil je snel iets aanpassen aan een telefoonnummer: een typefoutje herstellen, een 0’tje erbij, of het laatste cijfer wijzigen. Voorheen moest je het hele nummer opnieuw intoetsen of ergens anders plakken. Best onhandig.

Nu is het simpel: klik met je rechtermuisknop op een contact of recent nummer en kies ‘Edit before call’. Je past het nummer direct aan in het belscherm en belt met één klik. Handig voor iedereen die veel belt en extra fijn voor wie geen zin heeft in gedoe met sneltoetsen of knip- en plakwerk. Kleine aanpassing, groot verschil.

Voor beheerders zitten er ook een paar mooie verbeteringen in deze update. Een kleine opsomming:

• Impersonate-functie voor System Owners
  Als System Owner kun je nu tijdelijk inloggen als een andere gebruiker (behalve andere System Owners) om iets te testen of mee te kijken. Alles wat je doet, wordt netjes gelogd: veilig én transparant.
• Beveiliging
  Er zijn verbeteringen doorgevoerd om verbindingen veiliger te maken, zoals het verwijderen van verouderde beveiliging, duidelijke waarschuwingen bij zwakke wachtwoorden of onveilige verbindingen, snellere blokkering van verdachte adressen en extra bescherming voor koppelingen met externe systemen.
• Slimme export voor rapportages
  Exporteer je belgegevens als CSV? Dan is dat nu zó netjes geformatteerd dat je het zo aan bijvoorbeeld ChatGPT kunt voeren met de vraag: “Maak hier een overzicht van.” Ideaal voor snelle rapportjes zonder Excel-stress.

Deze update is een grote stap vooruit in hoe je inzicht krijgt in je telefonie. Met Grafana kun je dat inzicht omzetten in echte, bruikbare informatie.

Wil je alle updates lezen? Klik dan hier voor de blog van 3CX zelf.

Heb je interesse, of wil je zien wat er voor jouw organisatie mogelijk is? Laat het ons weten. Wij denken graag met je mee.